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Dokumentenmanagement im Vertrieb

Mehr Umsatz mit zufriedenen Kunden
In schwierigen Zeiten erfolgreich verkaufen: Kunden haben immer höhere Erwartungen an Liefergeschwindigkeit und Auskunftsbereitschaft; Vertriebsmitarbeiter kämpfen immer mehr um die Zeit des Kunden. Alles dreht sich um Informationen. DocuWare hilft Ihnen, Ihren Vertrieb effizienter zu gestalten und die Erwartungen der Kunden zu erfüllen.
 
Dokumentenmanagement im Vertrieb
Bringen Sie mit DocuWare Vertrieb und Kunden-Service
auf Vordermann: Dieser Film zeigt Ihnen anhand
 eines Beispiels den Nutzen einer Integration. 
(Windows Media Player, 10 MByte)
   Nutzen
  • Kürzere Durchlaufzeiten
  • Schnellere Informationsversorgung
  • Mehr Umsatzchancen
  • Effizienterer Vertrieb
  • Bessere Wettbewerbsfähigkeit
  • Intensivere Kundenbetreuung

 

Beschreibung
Key-Account-Manager kümmern sich um unzählige Details. Außendienstmitarbeiter sind Anlaufstelle für beliebige Fragen, deren Antwort sie in anderen Abteilungen suchen müssen.
Der Kunde sucht im Internet vergeblich nach Auskünften. Effizienz im Vertrieb ist abhängig vom Zugriff auf relevante Informationen sowie von der lückenlosen Dokumentation der Geschäftsvorgänge.
Mit einer elektronischen Kundenmappe ist dies gewährleistet: Fragen von Kunden und Interessenten lassen sich ad hoc am Telefon klären. Recherchen und unnötige Rückrufe entfallen. Prozesse von der Angebotserstellung bis zur Reklamation werden deutlich effizienter. Die Mitarbeiter haben mehr vertriebsaktive Zeit, ungeliebte Büro- und Administrationsaufgaben entfallen. In der gleichen Zeit entstehen mehr und bessere Angebote.

 

Lesen Sie eine Beschreibung für den Einsatz von Dokumentenmanagement für den Vertrieb  

 

Die Prozesse
Innerbetriebliche Kommunikation

Vertriebscontrolling und Umsatzplanung
Freitagnachmittag im Büro eines Vertriebsleiters: Welche Aufträge wurden diese Woche fakturiert, wie hoch war der Auftragseingang? Vom Controlling sind noch keine Auswertungen gekommen, und ein Zugriff auf das Programm der Auftragsabwicklung ist nicht möglich. Zudem fehlen noch Besuchsberichte einiger Außendienstmitarbeiter.

Nutzen durch DocuWare
Mit einer elektronischen Vertriebsmappe können Sie beliebige Informationen in einer Übersicht zusammenstellen, die Sie speichern oder versenden können. Die Mappe enthält Verknüpfungen zu den jeweiligen Dokumenten - beispielsweise Angebote, Verträge, Belege - so dass Sie aus der Mappe heraus immer auf die aktuelle Fassung eines Dokuments zugreifen können.
 

Sobald neue Dokumente ins Archiv gelangen, die Ihren Suchkriterien entsprechen, sind Verknüpfungen auf die Dokumente umgehend in Ihrer Übersicht enthalten. Sie müssen Informationen nicht mehr suchen. Ohne Ihr Zutun gelangen aktuelle Dokumente an Ihren Arbeitsplatz.

Angebotserstellung
Ein Interessent will ein Angebot, ein bestehender Kunde benötigt schnell einen Preis für seine Budgetplanung. Wo ist das aktuelle Datenblatt, die aktuelle Spezifikation, die aktuelle Preisliste? Welchen Rahmenvertrag gibt es, welche Sondervereinbarungen wurden beim letzten Angebot berücksichtigt?
Sind diese Fragen geklärt, startet häufig ein aufwändiger Prozess zur Angebotsprüfung und Freigabe. Meist dauert es länger, als man dem Kunden versprochen hat. Der Vertrieb klemmt sich ans Telefon, um den internen Prozess zu beschleunigen, statt die wertvolle Zeit dem Kunden zu widmen. Viele Informationen liegen heute nur auf Papier vor, das bestehende CRM-System ist hier nur bedingt eine Hilfe.

Nutzen durch DocuWare
Durch die Anbindung eines Dokumentenmanagement-Systems werden diese Informationen für jeden verfügbar. Die aufwändige Sucherei in den verschiedensten Archiven und Ablagen entfällt. Der Prozess zur Angebotserstellung wird aktiv gesteuert, und die Effizienz im Vertrieb steigt erheblich.

Kunden- und Partnerbetreuung
Kunden profitieren vom Online-Zugriff auf wichtige Informationen ihrer Geschäftspartner. Relevant sind Lieferscheine, Rechnungen, Service- und Wartungsberichte und vieles mehr. Einen Service, der einen solchen Zugriff bereitstellt, wissen die Kunden zu schätzen. Kurze Innovationszyklen und notwendige schnelle Reaktionszeiten machen die Informationsversorgung zu einem aufwändigen Prozess.

Nutzen durch DocuWare
Mit DocuWare können Sie Ihren Mitarbeitern im Hause oder an verteilten Standorten, Ihren externen Mitarbeitern, Ihren Partnern und Kunden sowie Ihren Interessenten genau die Informationen zur Verfügung stellen, die sie brauchen.
Grundlage ist der DocuWare-Dokumenten-Pool, in dem sämtliche Dokumente, Informationen und Daten abgelegt sind und immer aktuell vorliegen.

 

Die Praxis - Seeberger
Beim führenden Lieferanten für Trockenfrüchte und Nusskernspezialitäten in Ulm arbeiten rund 70 Mitarbeiter in Verwaltung, Buchhaltung, Einkauf und Vertrieb mit DocuWare. Der schnelle Zugriff auf den zentralen Dokumenten-Pool ermöglicht optimalen Informationsaustausch und Service. Für die Mitarbeiter im Außendienst ist die Möglichkeit, über Internet auf die Daten zuzugreifen, besonders wertvoll.

Kundeninformationen, die bisher in einzelnen Mappen abgelegt wurden, Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Korrespondenz etc. - die Papierberge wuchsen ins Unermessliche.

 

Lesen Sie einen Erfahrungsbericht für den Einsatz von Dokumentenmanagement von Docuware

  


Quelle:  DocuWare AG

 


   Presse - News Dokuware


Wolfram Engelmann
Ansprechpartner für DocuWare Telefon: (+49) 36 31 / 90 36 22
E-Mail: w.engelmann@c-partner.com


Maik Kronberg
Ansprechpartner für DocuWare
Telefon: (+49) 36 31 / 90 36 12
E-Mail: m.kronberg@c-partner.com


Alexander Reim
Ansprechpartner für DocuWare
Telefon: (+49) 36 31 / 90 36 21
E-Mail: a.reim@c-partner.com

 



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