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Dokumentenmanagement in der Personalabteilung

Bessere Personalarbeit dank effizienter Prozesse
Lebenslauf, Vertrag, Versetzungsschreiben, Zeugnis, Gehaltsabrechnung, Spesenbeleg, Urlaubsantrag - in der Personalabteilung fallen riesige Mengen an Papierbelegen an. Die Mitarbeiter stehen vor einer großen Herausforderung: Alle Dokumente müssen schnell, vertraulich und absolut zuverlässig bearbeitet, archiviert und wieder gefunden werden.
 

Dokumentenmanagement in der Personalabteilung
Mit DocuWare alle Personalakten im Griff:
Dieser Film zeigt Ihnen anhand eines Beispiels
den Nutzen einer Integration für Ihr Personalabteilung.
(Windows Media Player, 10 MByte)

  Nutzen
  • Zugriff nur für Berechtigte
  • Keine Dokumente gehen verloren
  • Dokumente sind jederzeit schnell verfügbar
  • Mehr Service für Mitarbeiter und Vorgesetzte
  • Reduzierter Platzbedarf

 

Beschreibung
In Zeiten von Kostendruck und Personalabbau steht in den Personalabteilungen der eigene Bereich auf dem Prüfstand. Eine stetig zunehmende Zahl von Aufgaben muss von weniger Mitarbeitern erledigt werden.
Schnell wachsende Papierberge und strenge gesetzliche Auflagen erschweren die Arbeit zusätzlich.
Daher ist es in Personalabteilungen besonders wichtig, Routineaufgaben schnell und effizient zu erledigen. Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) und einer elektronischen Personalakte wird dies sichergestellt.

 

Lesen Sie eine Beschreibung für den Einsatz von Dokumentenmanagement in der Personalabteilung  

 

Die Prozesse
Personalverwaltung
Personalakten umfassen Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Vertrag, Versetzungsschreiben, Gehaltserhöhung, Beurteilungen, Zeugnisse, Zielvereinbarungen, Weiterbildungsnachweise und vieles mehr. Um Mitarbeiter optimal betreuen zu können, ist der Zugriff auf ihre Daten zwingend notwendig, etwa bei Versetzungen, Beförderungen, im Arbeitsrechtsfall oder bei der jährlichen Zielvereinbarung. In vielen Unternehmen verbringen Personalsachbearbeiter einen großen Teil ihrer Zeit mit Papier. Dabei ist die Arbeit mit Papierdokumenten ineffizient und zeitraubend.

 

Lesen Sie eine Beschreibung zu den Prozessen des Dokumentenmanagement Systems

 

Die Praxis - Dr. Heimeier & Partner GmbH
In kürzester Zeit den passenden Bewerber für eine Führungsposition präsentieren zu können, das ist Kernaufgabe und Markenzeichen der Management- und Personalberatungs-Gesellschaft.
Dank DocuWare erfolgt die Auswahl der Bewerber trotz der hohen Anzahl an Kandidaten heute wesentlich schneller und effizienter.

Dr. Heimeier & Partner übernimmt eine anspruchsvolle Garantie: Die Verpflichtung zum Erfolg bedeutet, so lange für das fest vereinbarte Honorar zu arbeiten, bis die Stelle optimal besetzt ist. Diese Garantie gilt bis sechs Monate nach Beginn des Arbeitsvertrags.

Neben dem Hauptsitz in Stuttgart hat Dr. Heimeier & Partner weitere Standorte in Frankfurt und Düsseldorf. Einige Mitarbeiter arbeiten vom Home-Office aus. Alle Standorte müssen auf Bewerbungen Zugriff haben. Früher wurden Bewerberunterlagen in Projektordnern abgelegt. Bei 350 Mandanten im Jahr nahmen die Ordner nicht nur viel Platz ein - es war unmöglich, den Überblick zu behalten.
Mit Hilfe von DocuWare können die Bewerbungen heute nach wichtigen Kriterien wie Name oder Qualifikation recherchiert werden - von allen Standorten aus. Die Dauer: 30 Sekunden statt stundenlanger Suche in hunderten von Ordnern.

Die Bewerberbasis ist größer, und im Fall von Wiederholungsbewerbungen helfen frühere Anmerkungen bei der Bewertung. Anforderung und Qualifikation sind rasch abgeglichen, so dass die Berater schneller fundierte Personalvorschläge machen können. So wird der optimale Kandidat gefunden.

Aufgabe:
Zugriff auf Bewerbungsunterlagen von verteilten Standorten aus, Zugriff nach unterschiedlichen Kriterien, Zeit- und Platzersparnis

Lösung:
DocuWare, RECOGNITION

Vorteile:
Schnellere, effizientere Besetzung von Stellen erleichtert das Einhalten der gegebenen Erfolgsgarantie; besserer Kundenservice. 


Quelle:  DocuWare AG

 


   Presse - News Dokuware


Wolfram Engelmann
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