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Dokumentenmanagement in der Personalabteilung

Bessere Personalarbeit dank effizienter Prozesse
Lebenslauf, Vertrag, Versetzungsschreiben, Zeugnis, Gehaltsabrechnung, Spesenbeleg, Urlaubsantrag - in der Personalabteilung fallen riesige Mengen an Papierbelegen an. Die Mitarbeiter stehen vor einer großen Herausforderung: Alle Dokumente müssen schnell, vertraulich und absolut zuverlässig bearbeitet, archiviert und wieder gefunden werden.
 

Dokumentenmanagement in der Personalabteilung
Mit DocuWare alle Personalakten im Griff:
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den Nutzen einer Integration für Ihr Personalabteilung.
(Windows Media Player, 10 MByte)

  Nutzen
  • Zugriff nur für Berechtigte
  • Keine Dokumente gehen verloren
  • Dokumente sind jederzeit schnell verfügbar
  • Mehr Service für Mitarbeiter und Vorgesetzte
  • Reduzierter Platzbedarf

 

Beschreibung
In Zeiten von Kostendruck und Personalabbau steht in den Personalabteilungen der eigene Bereich auf dem Prüfstand. Eine stetig zunehmende Zahl von Aufgaben muss von weniger Mitarbeitern erledigt werden.
Schnell wachsende Papierberge und strenge gesetzliche Auflagen erschweren die Arbeit zusätzlich.
Daher ist es in Personalabteilungen besonders wichtig, Routineaufgaben schnell und effizient zu erledigen. Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) und einer elektronischen Personalakte wird dies sichergestellt.

 

Lesen Sie eine Beschreibung für den Einsatz von Dokumentenmanagement in der Personalabteilung  

 

Die Prozesse
Personalverwaltung
Personalakten umfassen Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Vertrag, Versetzungsschreiben, Gehaltserhöhung, Beurteilungen, Zeugnisse, Zielvereinbarungen, Weiterbildungsnachweise und vieles mehr. Um Mitarbeiter optimal betreuen zu können, ist der Zugriff auf ihre Daten zwingend notwendig, etwa bei Versetzungen, Beförderungen, im Arbeitsrechtsfall oder bei der jährlichen Zielvereinbarung. In vielen Unternehmen verbringen Personalsachbearbeiter einen großen Teil ihrer Zeit mit Papier. Dabei ist die Arbeit mit Papierdokumenten ineffizient und zeitraubend.

Nutzen durch DocuWare
Mit DocuWare-Lösungen verbessern Sie die Effizienz der Personalabteilung erheblich:
Eine elektronische Akte gibt allen Personalsachbearbeitern und Managern einen zentralen Zugriff auf relevante Mitarbeiterdaten und -dokumente. Individuelle Zugriffsrechte ermöglichen den Zugang auch nur zu Teilen einer "Mitarbeiterakte"; so wird die Vertraulichkeit verbessert. Routineprozesse werden durch einfach bedienbare elektronische Workflows, z. B. zur Genehmigung von Urlaubsanträgen, bezahltem/unbezahltem Freizeitausgleich, Überstunden etc., erheblich beschleunigt. Dabei werden die Unterlagen automatisch an die richtigen Personen im Unternehmen zur Freigabe weitergeleitet. Protokollfunktionen ermöglichen dem Management, Engpässe im Prozess schnell zu identifizieren.

Informationspflicht
Um produktiv arbeiten zu können, müssen Mitarbeiter möglichst einfach und schnell Zugriff auf aktuelle Dokumente wie Stellenbeschreibungen, Richtlinien, Vorschriften, aushangpflichtige Gesetze, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen etc. haben.
Häufig liegen die aktuellen Dokumente nur in wenigen Abteilungen an verteilten Standorten vor. Mehrfache Datenhaltung, aufwändige Suchvorgänge und Doppelarbeit sind häufig die Folge.

Nutzen durch DocuWare
Befinden sich alle Dokumente in einem zentralen DocuWare-Dokumenten-Pool, erhalten Mitarbeiter allgemeine Informationen aus dem Personalbereich auf Knopfdruck. Die Kollegen der Personalabteilung werden von Routineaufgaben entlastet und alle sind besser und schneller informiert. Effizienz und Zufriedenheit am Arbeitsplatz steigen.

Einhalten rechtlicher Vorschriften
Eine wachsende Zahl nationaler und internationaler Gesetze verlangt die langfristig sichere Aufbewahrung von Personaldaten und -dokumenten. Das Verwalten der Unterlagen in Papierform, getrennt von den selbst erstellten Dateien und E-Mails, ist unsicher und bringt hohe Lagerkosten mit sich. Es wird mit der Zeit immer schwieriger, wichtige Informationen schnell wiederzufinden.

Nutzen durch DocuWare
Mit DocuWare-Lösungen können Sie rechtliche Vorschriften leichter einhalten:
Alle Personalunterlagen werden langfristig und sicher entsprechend rechtlicher Vorgaben archiviert. Sie lassen sich von berechtigten Personen jederzeit schnell einsehen. Büro- und Lagerraum wird eingespart, denn die Ablage von Unterlagen in Ordnern und Aktenschränken ist in der Regel nicht mehr notwendig. Die Archivierung von E-Mails erfolgt automatisch ohne Ausdruck, Lochen und Abheften. Das Einhalten von Mahn- und Sperrfristen und die Löschung der Daten nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht kann dadurch sichergestellt werden.

 

Die Praxis - Dr. Heimeier & Partner GmbH
In kürzester Zeit den passenden Bewerber für eine Führungsposition präsentieren zu können, das ist Kernaufgabe und Markenzeichen der Management- und Personalberatungs-Gesellschaft.
Dank DocuWare erfolgt die Auswahl der Bewerber trotz der hohen Anzahl an Kandidaten heute wesentlich schneller und effizienter.

Dr. Heimeier & Partner übernimmt eine anspruchsvolle Garantie: Die Verpflichtung zum Erfolg bedeutet, so lange für das fest vereinbarte Honorar zu arbeiten, bis die Stelle optimal besetzt ist. Diese Garantie gilt bis sechs Monate nach Beginn des Arbeitsvertrags.

 

Lesen Sie einen Erfahrungsbericht für den Einsatz von Dokumentenmanagement von Docuware  


Quelle:  DocuWare AG

 


   Presse - News Dokuware


Wolfram Engelmann
Ansprechpartner für DocuWare Telefon: (+49) 36 31 / 90 36 22
E-Mail: w.engelmann@c-partner.com


Maik Kronberg
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Alexander Reim
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