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Dokumentenmanagement in der Personalabteilung

Bessere Personalarbeit dank effizienter Prozesse
Lebenslauf, Vertrag, Versetzungsschreiben, Zeugnis, Gehaltsabrechnung, Spesenbeleg, Urlaubsantrag - in der Personalabteilung fallen riesige Mengen an Papierbelegen an. Die Mitarbeiter stehen vor einer großen Herausforderung: Alle Dokumente müssen schnell, vertraulich und absolut zuverlässig bearbeitet, archiviert und wieder gefunden werden.
 

Dokumentenmanagement in der Personalabteilung
Mit DocuWare alle Personalakten im Griff:
Dieser Film zeigt Ihnen anhand eines Beispiels
den Nutzen einer Integration für Ihr Personalabteilung.
(Windows Media Player, 10 MByte)

  Nutzen
  • Zugriff nur für Berechtigte
  • Keine Dokumente gehen verloren
  • Dokumente sind jederzeit schnell verfügbar
  • Mehr Service für Mitarbeiter und Vorgesetzte
  • Reduzierter Platzbedarf

 

Beschreibung
In Zeiten von Kostendruck und Personalabbau steht in den Personalabteilungen der eigene Bereich auf dem Prüfstand. Eine stetig zunehmende Zahl von Aufgaben muss von weniger Mitarbeitern erledigt werden.
Schnell wachsende Papierberge und strenge gesetzliche Auflagen erschweren die Arbeit zusätzlich.
Daher ist es in Personalabteilungen besonders wichtig, Routineaufgaben schnell und effizient zu erledigen. Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) und einer elektronischen Personalakte wird dies sichergestellt.

Innerbetriebliche Kommunikation
Fragen von Mitarbeitern, Vorgesetzten und Kollegen auch aus der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung lassen sich dank DocuWare ad hoc am Telefon klären. Zusätzliche Recherchen und unnötige Rückrufe entfallen.

Effizienzsteigerung
Von der Rekrutierung über die Betreuung, Förderung und Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter - alle Prozesse in der Personalabteilung werden effizienter. Die Kollegen erhalten mehr Service, und auch die Führungskräfte werden durch das DMS bei ihren täglichen Aufgaben unterstützt. Die Zufriedenheit aller Mitarbeiter wächst.

Diskret und revisionssicher
Die sensiblen Inhalte der Dokumente und die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes erfordern einen sorgsamen Umgang sowohl mit Papierunterlagen als auch mit Dateien und E-Mails.
Die steigende Anzahl der elektronischen Dokumente sowie Medienbrüche erschweren die Einhaltung sämtlicher Bestimmungen zusätzlich. Die sichere Festlegung von Zugriffsrechten, die revisionssichere Archivierung und die Integration in die bestehenden DV Systeme der Personalabteilung machen ein DMS als Hilfsmittel nahezu unverzichtbar. Selbst der Administrator kann nicht auf die Dokumente zugreifen.

 

Die Prozesse
Personalverwaltung
Personalakten umfassen Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Vertrag, Versetzungsschreiben, Gehaltserhöhung, Beurteilungen, Zeugnisse, Zielvereinbarungen, Weiterbildungsnachweise und vieles mehr. Um Mitarbeiter optimal betreuen zu können, ist der Zugriff auf ihre Daten zwingend notwendig, etwa bei Versetzungen, Beförderungen, im Arbeitsrechtsfall oder bei der jährlichen Zielvereinbarung. In vielen Unternehmen verbringen Personalsachbearbeiter einen großen Teil ihrer Zeit mit Papier. Dabei ist die Arbeit mit Papierdokumenten ineffizient und zeitraubend.

 

Lesen Sie eine Beschreibung zu den Prozessen des Dokumentenmanagement Systems

 

Die Praxis - Dr. Heimeier & Partner GmbH
In kürzester Zeit den passenden Bewerber für eine Führungsposition präsentieren zu können, das ist Kernaufgabe und Markenzeichen der Management- und Personalberatungs-Gesellschaft.
Dank DocuWare erfolgt die Auswahl der Bewerber trotz der hohen Anzahl an Kandidaten heute wesentlich schneller und effizienter.

Dr. Heimeier & Partner übernimmt eine anspruchsvolle Garantie: Die Verpflichtung zum Erfolg bedeutet, so lange für das fest vereinbarte Honorar zu arbeiten, bis die Stelle optimal besetzt ist. Diese Garantie gilt bis sechs Monate nach Beginn des Arbeitsvertrags.

 

Lesen Sie einen Erfahrungsbericht für den Einsatz von Dokumentenmanagement von Docuware  


Quelle:  DocuWare AG

 


   Presse - News Dokuware


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