E-Mails: Fluch oder Segen?
Die Welt ist in den letzten Jahren dank E-Mail näher zusammengerückt. Zunehmend erlangen Dokumente wie Verträge, Angebote und Briefe binnen Sekunden ihre Empfänger - und das teilweise über tausende von Kilometern hinweg. Große Empfängergruppen erhalten zeitgleich Informationen. Der Kommunikationsfluss innerhalb von Unternehmen und zwischen Geschäftspartnern vereinfacht und beschleunigt sich wesentlich. Aber wohin mit der Vielzahl elektronischer Nachrichten? Weniger als ein Fünftel der Unternehmen denkt über die Aufbewahrung von E-Mails nach. Kaum ein Unternehmen hat eine eigene E-Mail-Policy implementiert. Die Notwendigkeit, E-Mails zu organisieren, ordnungsgemäß zu speichern bzw. zu archivieren wird immer dringlicher. Problemzone Speicherkapazität
Die zunehmende Flut an E-Mails und deren Anhänge überschwemmt die Posteingangsfächer der Mitarbeiter. Täglich verbringen diese im Schnitt ein bis eineinhalb Stunden damit, E-Mails zu lesen, zu sortieren und zu bearbeiten. Doch was passiert, wenn E-Mail-Server an ihre Grenzen stoßen? Wenn der Administrator das Mail-Volumen nicht mehr sichern kann?
Natürlich kann der IT-Verantwortliche die Postfachgröße der Anwender beschränken. Diese indirekt zwingen, ihre E-Mails zu löschen. Damit ist jedoch das Risiko hoch, geschäftsrelevante Informationen für immer zu verlieren. Eine nur kurzfristige Lösung stellt das Auslagern von E-Mails und deren Anhänge lokal auf den PC oder auf Netzlaufwerke dar. Ihr Nachteil: Der Anwender muss seine Nachrichten manuell sichern oder das Backup des Unternehmensnetzes wird belastet. Der letzte vermeintliche Ausweg scheint das Drucken der Mails zu sein und deren Ablage in Papierform und Aktenordnern. Allerdings werden damit sämtliche Vorteile des elektronischen Kommunikationsmediums zunichte gemacht.
Egal wie man das Problem Datensicherung und Speicherkapazität zu bewältigen versucht, es steht fest: E-Mail-Systeme sind nicht für die langfristige Aufbewahrung von Mail-Objekten gedacht.
Compliance-Anforderungen
Der elektronische Datenaustausch ersetzt zunehmend die herkömmliche Papierkorrespondenz. Auch rechtlich werden elektronische Informationen zunehmend papiergebundenen gleichgestellt. Eine Reihe von Gesetzen und Verordnungen stellen E-Mails bereits Briefen gleich. Verträge können per
E-Mail geschlossen werden und die elektronische Post hat vor Gericht volle Beweiskraft erlangt. Vorreiter für diesen Trend waren die USA mit dem Sarbanes-Oxley Act (SOX oder SOA). Dieser soll die Transparenz, Richtigkeit und Nachvollziehbarkeit von Finanzdaten börsennotierter Konzerne regeln. Auch in Deutschland gibt es ein Reihe von Compliance-Anforderungen, wie HGB, AO (Abgabenordnung), GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie Basel II. Alle diese Gesetze und Verordnungen beeinflussen die Verwaltung von E-Mails direkt. Trägt etwa eine E-Mail eine Elektronische Signatur entsprechend dem Signaturgesetz, ist sie ein rechtsverbindliches Original. Dementsprechend hat der Anwender sie zentral zu verwalten und langfristig zu sichern. Ebenso müssen steuerlich relevante, per E-Mail verschickte Informationen laut GDPdU in digitaler Form aufbewahrt werden. Betriebe müssen ja den unmittelbaren bzw. mittelbaren Zugriff seitens der Steuerbehörden langfristig sichergestellten (sechs bzw. zehn Jahre). Weder Unternehmen noch Organisationen werden sich so auf Dauer dem ?Compliance-Druck? entziehen können. Die Auseinandersetzung mit der Archivierung von E-Mails wird ein Muss.
Nutzen durch DocuWare
Mit der revisionssicheren Archivierung Ihrer geschäfts- und steuerrelevanten E-Mails in DocuWare erfüllen Sie sämtliche gesetzliche Anforderungen. Damit sind Sie bestens für etwa Steuerprüfungen und eventuelle Streitfälle vor Gericht gewappnet.
Wissens-Insel E-Mail?
E-Mails und die darin transportierten Informationen sind für Unternehmen zu wichtig, als dass sie in persönlichen Postfächern verbleiben. Aber wie sieht es in der Praxis aus? In der Regel werden E-Mails heutzutage als ?Privateigentum? einzelner Mitarbeiter angesehen.
E-Mails unterliegen dem Postgeheimnis, falls keine entsprechende Richtlinie existiert. Was passiert, wenn ein Mitarbeiter im Urlaub ist und niemand Zugriff auf dessen Mailbox hat? Der Kollege das Unternehmen verlässt und sämtliche elektronische Kundenkorrespondenz löscht? Das Unternehmen verliert wertvolle Informationen - im Streitfall ist alles Beweismaterial vernichtet. Die einzige Lösung ist ein ganzheitlicher Ansatz zur Archivierung sämtlicher Unternehmensinformationen einschließlich der elektronischen Post.
Vorteile durch DocuWare
Durch die Ablage im Dokumenten-Pool von DocuWare archiviert das Dokumentenmanagement-System geschäftsrelevante E-Mail. Sie werden in einem fachlichen sowie sachlichen Zusammenhang mit anderen Quellen abgelegt. So kann etwa ein Vertriebsmitarbeiter sämtliche Unterlagen eines Kunden auf einen Blick einsehen, unabhängig davon, ob es sich um Briefe, Faxe oder eben
E-Mails handelt. Auch Anhänge von Mails, die meistens die Kerninformation enthalten, stehen jederzeit der gesamten Organisation zur Verfügung. Der verringerte Zeitaufwand für Ablage und Suche senkt interne Kosten. Doch nicht nur das, durch die schnelle Auskunftsbereitschaft verbessert sich auch der Service für Ihre Kunden.
DocuWare - Software für integriertes Dokumenten-Management
Unabhängig von Format und Quelle vereint DocuWare beliebige Papierunterlagen und elektronische Daten in einem zentralen Dokumenten-Pool, etwa Belege, Briefe, Listen, Dateien und E-Mails. DocuWare unterstützt im Standard alle Formen der Elektronischen Signatur und lässt sich sehr einfach in Fremdapplikationen integrieren. Via Internet steht das elektronische Archiv weltweit rund um die Uhr allen Berechtigten zur Verfügung. |