Für Unternehmen gewinnt die E-Mail-Archivierung zunehmend an Bedeutung. Die Anforderungen an Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) wachsen: E-Mail-Verwaltung und E-Mail-Archivierung sollen nicht nur den Mailserver entlasten, sondern die Datensicherung muss revisionssicher sein. Zudem soll das Archivieren möglichst automatisch erfolgen.
 

• Leichtes Wiederfinden der E-Mails
• Nochvollziehbare Prozesse durch das revisionssichere Archivieren von E-Mails
• Vollautomatische Archivierung von Mails aus E-Mail-Systemen
• Zugriff der Mitarbeiter von außerhalb über INTERNET-SERVER
• Erfüllung sämtlicher rechtlicher Anforderungen
• Keine überquellenden Postfächer und überlasteten E-Mail-Server

Durch eine Anbindung ans Adressbuch oder andere Datenbanken ergänzt
DocuWare E-Mails um wichtige Informationen, wie Firma oder Name. Betreff, Sender, Empfänger und Datum werden dabei automatisch übernommen. E-Mails lassen sich so einfach Fach- und Sachgebieten zuordnen. Die Anhänge archiviert DocuWare zusammen mit dem Mailtext und den Index-Informationen. Dabei erzeugt das System zusätzlich einen Volltextindex, der auch alle Anhänge erfasst. Dieser erleichtert eine eventuelle spätere Suche erheblich.

Die Konfiguration von DocuWare ACTIVE IMPORT ist dank mitgelieferter Schritt-für-Schritt-Anleitung in wenigen Minuten erledigt.
Die erforderliche Konfiguration von DocuWare ACTIVE IMPORT ist in wenigen Minuten erledigt. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung ist vorhanden.

Zentrale Archivierung am Server
Eine zentrale Archivierung aller E-Mails auf dem Server kann für manche Unternehmen unumgänglich sein - etwa aus börsenrechtlichen Gründen (SOX). Damit hierbei nicht eine Unmenge SPAM und Viren archiviert werden, empfiehlt sich, entsprechende Filter und Virenscanner der Mailsysteme zu nutzen. Diese können DocuWare problemlos vorgeschaltet werden.
Die Konfiguration von DocuWare erfolgt einfach nur am Exchange Server mit DocuWare ACTIVE IMPORT.

Doch Achtung: Ihr Unternehmen sollte eine E-Mail-Policy besitzen, sonst widerspricht das Löschen von SPAM genauso wie das Archivieren privater E-Mails dem Datenschutz.