| Die Praxis - TECHNO COLOR GmbH | Täglich archiviert der Automobilzulieferer rund tausend Belege automatisch im zentralen DocuWare Dokumenten-Pool. Ein integriertes Workflow-System bringt dabei mehr Transparenz in Arbeitsprozesse und beschleunigt sie. Die Archivierung von Mails ist bei TECHNO COLOR Pflicht.
Seit Mitte 2004 arbeiten beim niederbayerischen Oberflächenveredler zahlreiche Abteilungen erfolgreich mit Dokumenten-Management und integriertem Workflow. Zum Beispiel archivieren neben Geschäftsführung, Buchhaltung, Personalwesen und Einkauf genauso Auftragsbearbeitung, Vertrieb und Qualitätswesen ihre Mails mit DocuWare. Auch Produktion, Logistik und EDV-Abteilung sind an das System angebunden.
Vom Warenwirtschaftssystem B2 von Bäurer erstellte ausgehende Belege wie Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen, Fertigungspapiere oder Prüfberichte des Labors gelangen automatisch ins Archiv.
Alle eingehenden Belege, etwa Lieferscheine oder Rechnungen, werden zur automatischen Archivierung mit einem Barcode versehen und eingescannt.
Da E-Mails Geschäftsbriefen gleichgesetzt werden, gilt für sie ebenfalls die gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Seit einiger Zeit archiviert TECHNO COLOR so elektronische Post bereits automatisch mit DocuWare. Nutzer können keine Mails löschen, sondern müssen alle ablegen. Allerdings vergibt der Anwender selbst sinnvolle Ablagekriterien, was das Wiederfinden angesichts der E-Mail-Flut wesentlich erleichtert.
Aufgabe:
Zugriff auf zentralen Dokumenten-Pool von allen Arbeitsplätzen aus, Workflow-Optimierung, E-Mail-Archivierung, Zeit- und Platzersparnis
Lösung:
ACTIVE IMPORT, AUTOINDEX, COLD/READ, CONTENT-FOLDER, RECOGNITION
Vorteile:
Transparente Arbeitsabläufe; gut funktionierende abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse; Mitarbeiter sparen sich viele Kopien, Telefonate und Laufwege; besserer Kundenservice |
Quelle: DocuWare AG
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