Projektbeteiligte müssen über Jahre hinweg immer wieder auf einzelne Dokumente egal welchen Formats zugreifen können. Zu den Planungsunterlagen gehören etwa Briefe, E-Mails, Protokolle und kaufmännische Belege sowie Zeichnungen, CAD-Pläne und Fotos. Täglich werden Dokumente modifiziert und neue Unterlagen kommen hinzu. Oft füllt die Projektdokumentation so unzählige Aktenordner. Beteiligte suchen immer wieder nach Papierdokumenten, denn zumeist liegen diese nicht in Außenstellen, Fertigungsstätten, Laboren oder auf Baustellen vor. Sie müssen erst per Fax oder Kurier geschickt oder nach dem Scannen per E-Mail versand werden. Und selbst wenn die gesuchten Dateien im Unternehmensnetz gefunden werden, lassen sich diese häufig nicht öffnen, da die entsprechende Anwendung nicht auf dem Notebook oder PC vor Ort installiert ist.

Wissen als Wettbewerbsfaktor
Zudem bleibt oft unklar, ob es sich bei einem gefundenen Dokument wirklich um die aktuelle Version, etwa einer CAD-Datei oder Prozessbeschreibung, handelt. So ist das Chaos vorprogrammiert: Fehler treten auf und Mehrkosten für nachträgliche Änderungen entstehen. Am Ende sind Zeit- sowie Kostenrahmen gesprengt und eine Vertragsstrafe wird fällig. Ihr Kunde verabschiedet sich auf Nimmerwiedersehen.