Verschollene Projektdaten im Fokus
Die Arbeit ruht. Der Grund: Wieder ist ein Detail zur Ausführung beispielsweise eines Bauabschnitts fraglich - die Dokumentation dazu verschwunden. Mehrere Ursachen kommen in Frage: Erstens, das Papier-Schriftstück liegt vor Ort nicht vor. Zweitens, das elektronische Dokument ist im Unternehmensnetz nicht auffindbar. Oder drittens, der Mitarbeiter hat die Datei zwar gefunden, kann sie aber nicht öffnen. Die Folge: Das Projekt verzögert sich und Mehrkosten entstehen.
Alle Projektdaten auf einen Klick
Mit DocuWare archivieren Sie die gesamte Projektdokumentation in einem
zentralen Dokumenten-Pool. Alle Papierunterlagen werden gescannt und mit
der elektronischen Dokumentation gemeinsam verwaltet, unerheblich ob es
sich um Verträge, Protokolle, E-Mails, Zeichnungen, CAD-Dateien oder Fotografien handelt. Ihre Mitarbeiter können so jederzeit auf alle Dokumente zugreifen. Die Erstellungsprogramme der Dateien müssen dafür nicht auf dem jeweiligen Rechner installiert sein.
Datenkonsistenz unter der Lupe
Nicht konsistente Daten behindern immer wieder die Zusammenarbeit weltweit tätiger virtueller Projektteams. Der Grund: Dateiänderungen werden nicht regelmäßig mit Außenstellen synchronisiert und mobilen Mitarbeitern sind Dokumente aus der Zentrale oft gar nicht zugänglich. Die Folge: Fehlern sind Tür und Tor geöffnet und der Projektfortschritt wird gefährdet.
Weltweit auf dem neuesten Stand
Bereits in der Basisversion kann mit dem DocuWare-Client jeder Mitarbeiter auch mobil weltweit über das Internet in Echtzeit Archive sowie Dokumente
der Zentrale konsultieren und alle Funktionen nutzen - sicher und zuverlässig. Auch Archive unterschiedlicher Standorte können problemlos miteinander synchronisieret werden. Es lässt sich im Detail regeln, welche Dokumente eines Archivs in der Zentrale beim automatisierten Synchronisationslauf zum Beispiel nachts mit dem Archiv einer bestimmten Fabrikniederlassung oder Baustelle abgeglichen werden sollen. Genauso läuft auch die Synchronisation
von Notebooks. Somit hat jeder im Projektteam stets alle Unterlagen aktuell zur Hand, kann aber vor Ort auch offline arbeiten. Die perfekte Zusammenarbeit ist sichergestellt und Projekte lassen sich effizient umsetzen.
Kenntnisstände auf dem Prüfstand
Doch selbst wenn Mitarbeitern stets die aktuelle Dokumentation vorliegt, nehmen Sie nicht immer von jeder neuen Version Kenntnis. Viele Modifikationen
werden einfach übersehen. Die Folge: Ihr Unternehmen muss die Kosten der Fehlentwicklungen zahlen und seine Wettbewerbsfähigkeit leidet.
Alle Wissensstände im Überblick
Mit DocuWare wissen Sie, wer, wann von welchem Dokument Kenntnis genommen hat. Elektronische Stempel verschaffen Ihnen den Überblick. Dank ihnen ist jederzeit sofort klar, wer welchen Wissenstand besitzt und wer mit welcher Version arbeitet. So können Sie Fehlentwicklungen entgegenwirken und das Kostenbudget einhalten.
Dokumentation mit Lücken
Auf Grund einer Klage müssen Sie die gesamte Dokumentation zum Beispiel eines Rohbaus offen legen. Schnell stellt sich heraus: Viele Dokumente sind nicht auffindbar. Die Folge: Ihr Unternehmen verliert das Gerichtsverfahren.
Lückenlos und rechtsicher
Mit DocuWare greifen Sie über Jahrzehnte geordnet auf alle Unterlagen zu, selbst wenn diese mit zwischenzeitlich veralteten Programmen erstellt wurden. Gegen Klagen sind Sie gewappnet. |