Germering, 09. Januar 2007 – Zeitgleich zur Markteinführung der neuesten Microsoft-Office-Produktlinie präsentiert die DocuWare AG die Integration ihres gleichnamigen Dokumentenmanagement-Systems in Office 2007. Dokumente lassen sich direkt aus den Microsoft-Anwendungen heraus revisionssicher archivieren.

Ein in ihrer Symbolleiste integrierter Button erweitert die Office-2007-Programme Word, Excel und PowerPoint um eine "Ablagefunktion". Über diese Schaltfläche wird die Archivierung einer aktuell bearbeiteten Datei in den zentralen DocuWare-Dokumenten-Pool eingeleitet. Die DocuWare - Ablagemaske öffnet sich; Indexkriterien lassen sich eingeben beziehungsweise lesen.

Automatische E-Mail-Archivierung
E-Mails, die über Outlook 2007 empfangen oder versendet werden, archiviert DocuWare automatisch. Als Ordnungskriterien für die Ablage werden die Objekteigenschaften der Mails, etwa Absender, Betreff und Datum, übernommen. Der Administrator wählt aus, welche Ordner bei der automatischen Archivierung überwacht werden sollen. Über bestimmte Filter lassen sich Adressen ein- oder ausschließen und Mails entsprechend den eigenen Bedürfnissen ablegen. Über die Art der Ablage und über die automatische Klassifizierung legt der Anwender fest, welche Mails mit welchen Indexbegriffen in welche Archive gelangen. Im Archiv stehen dann alle Mechanismen zur Zugriffskontrolle zur Verfügung: nur für bestimmte Benutzer oder Gruppen, für ganze Archive oder für einzelne Dokumente in Abhängigkeit von den Indexeinträgen.

Im teilautomatischen Modus stößt der Anwender für jede E-Mail individuell die Archivierung an. Er zieht die Mail auf einen Archiv-Ordner, DocuWare führt die automatische Dokumentklassifikation durch und legt die E-Mail in das entsprechend konfigurierte Archiv ab. Wahlweise kann der Benutzer auch einstellen, dass nur der Anhang als eigene Datei archiviert wird.

Arbeitsabläufe effizienter gestalten
Jürgen Biffar, als Vorstand der DocuWare AG zuständig für Produkte und Finanzen: „Nur die geordnete Ablage aller zu einem Vorgang gehörigen Papierunterlagen und elektronischer Daten ermöglicht es, die Geschäftsprozesse und den Datenfluss im Unternehmen zu beschleunigen. Darum ist die direkte Integration der Office-2007-Anwendungen mit einem zentralen Archiv unumgänglich.“

DocuWare AG – Zum Unternehmen
Die 1988 gegründete DocuWare AG ist heute in über 50 Ländern mit circa 6.000 Installationen und zehntausenden von Anwendern vertreten. Kernzielgruppe des Herstellers von integrierten Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) sind der Mittelstand, Behörden und Abteilungen großer Konzerne. Über 400 autorisierte DocuWare - Partner (ADP) realisieren Dokumentenmanagement-Lösungen vor Ort – mit ihren Mitarbeitern bilden die Vertriebspartner ein globales Netzwerk von mehr als 1.000 DMS-Experten.
Hauptsitz der DocuWare AG ist Germering bei München. Die Tochtergesellschaft DocuWare Corporation mit Sitz in New York lenkt die Aktivitäten in Nord-, Zentral- und Südamerika. Verantwortlich für das Dokumentenmanagement-Geschäft in Großbritannien und Irland ist die Londoner DocuWare Ltd. DocuWare España mit Sitz in Barcelona betreut den Standort Spanien.

DocuWare – Software für Integriertes Dokumenten-Management
Unabhängig von Format und Quelle vereint das Produkt DocuWare beliebige Papierunterlagen und elektronische Daten, zum Beispiel Belege, Briefe, Zeichnungen, Dateien und E-Mails, in einem zentralen Dokumenten-Pool. Schon die Basisversion des Dokumentenmanagement-Systems verfügt über alle Funktionen, um Dokumente zu erfassen, zu bearbeiten und zu verwalten. DocuWare unterstützt auch alle Formen der Elektronischen Signatur. Integriertes Records - Management gewährleistet einen sicheren, gesteuerten und protokollierten Zugriff auf die elektronisch gespeicherten Daten. Via Internet steht das zentrale Archiv weltweit rund um die Uhr allen Berechtigten zur Verfügung.
Zusatzmodule gibt es u. a. zur automatischen Indexierung, für COLD - Techniken und für erweiterte Workflow - Funktionalitäten. Fremdapplikationen werden über Standardtools einfach integriert, außerdem sind zahlreiche Schnittstellen zu anderen Anwendungen vorhanden. Zum Beispiel zu ERP-Systemen, darunter ein zertifiziertes SAP-Interface, und zu Groupware, etwa Exchange oder Lotus Notes/Domino. DocuWare stellt alle Elemente für ein leistungsfähiges Enterprise Content Management bereit. Prozesse lassen sich in jedem Unternehmen mit DocuWare automatisieren und nachhaltig verbessern. DocuWare-Lösungen zeichnen sich durch eine sehr einfache Installation, Administration und Bedienung sowie sehr niedrige Total Cost of Ownership (TCO) aus. DocuWare ist in 13 Sprachen erhältlich.