Germering, 03. April 2007 – DocuWare 5.1 erfüllt alle Anforderungen an die revisionssichere Langzeitarchivierung nach HGB/AO, GoBS und GDPdU. Das wurde DMS-Hersteller DocuWare jetzt von offizieller Seite testiert. DocuWare - Anwender können somit bei der elektronischen Ablage aufbewahrungspflichtiger Dokumente auch die strengsten Vorschriften einhalten. 

Unabhängig von der Branche hat heutzutage jedes Unternehmen die Aufbewahrungsrichtlinien des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) einzuhalten. Bei einer digitalen Betriebsprüfung ist es deshalb Voraussetzung, dass das eingesetzte Dokumentenmanagement-System alle Richtlinien gemäß HGB/AO, GoBS und GDPdU erfüllt.

Die DocuWare AG lässt in regelmäßigen Abständen die jeweils aktuelle Version ihrer Software durch eine internationale Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft testen. Im Dezember 2006 und Januar 2007 nahm Ernst & Young DocuWare 5.1 gemäß dem Prüfungsstandard PS 880 des Instituts für Wirtschaftsprüfer (IDW) unter die Lupe. Das DMS wurde im Hinblick auf Ordnungsmäßigkeit, Revisionssicherheit und Aufbewahrungsfristen untersucht.

Auf dem Prüfstand waren unter anderem die Beleg- und Datenarchivierungsfunktionen, Verarbeitungsregeln, Dokumentation, Software- und Datensicherheit, Programmentwicklung, -freigabe und -wartung sowie die Qualitätsmanagement-Maßnahmen. DocuWare 5.1 erfüllte alle Anforderungen an die Archivierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente nach den Grundsätzen einer ordnungsmäßigen Buchführung. Die Software bestand alle Tests einwandfrei.

Sicherheit für den Anwender
Das Testergebnis im Wortlaut: „Die geprüfte Anwendungssoftware DocuWare in der Version 5.1.2 ermöglicht bei sachgerechter Anwendung eine den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme entsprechende Archivierung.“

DocuWare - Vorstand Jürgen Biffar zum offiziellen Prüfbericht: „Das erneut positive Ergebnis der Unternehmensberatung gibt unseren Kunden auch weiterhin die Sicherheit, dass DocuWare alle rechtlichen Anforderungen an die revisionssichere Langzeitarchivierung erfüllt. Und zwar zusätzlich zu den bekannten Vorteilen wie Platz- und Kostenersparnis sowie Serviceverbesserung.“

Der komplette Prüfbericht mit den zugrunde liegenden Prüfungskriterien ist auf Anfrage erhältlich.

DocuWare AG – Zum Unternehmen
Die 1988 gegründete DocuWare AG ist heute in über 50 Ländern mit circa 6.000 Installationen und zehntausenden von Anwendern vertreten. Kernzielgruppe des Herstellers von integrierten Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) sind der Mittelstand, Behörden und Abteilungen großer Konzerne. Über 400 autorisierte DocuWare - Partner (ADP) realisieren Dokumentenmanagement-Lösungen vor Ort – mit ihren Mitarbeitern bilden die Vertriebspartner ein globales Netzwerk von mehr als 1.000 DMS-Experten.
Hauptsitz der DocuWare AG ist Germering bei München. Die Tochtergesellschaft DocuWare Corporation mit Sitz in New York lenkt die Aktivitäten in Nord-, Zentral- und Südamerika. Verantwortlich für das Dokumentenmanagement-Geschäft in Großbritannien und Irland ist die Londoner DocuWare Ltd. DocuWare España mit Sitz in Barcelona betreut den Standort Spanien.

DocuWare – Software für Integriertes Dokumenten-Management
Unabhängig von Format und Quelle vereint das Produkt DocuWare beliebige Papierunterlagen und elektronische Daten, zum Beispiel Belege, Briefe, Zeichnungen, Dateien und E-Mails, in einem zentralen Dokumenten-Pool. Schon die Basisversion des Dokumentenmanagement-Systems verfügt über alle Funktionen, um Dokumente zu erfassen, zu bearbeiten und zu verwalten. DocuWare unterstützt auch alle Formen der Elektronischen Signatur. Integriertes Records - Management gewährleistet einen sicheren, gesteuerten und protokollierten Zugriff auf die elektronisch gespeicherten Daten. Via Internet steht das zentrale Archiv weltweit rund um die Uhr allen Berechtigten zur Verfügung.
Zusatzmodule gibt es u. a. zur automatischen Indexierung, für COLD - Techniken und für erweiterte Workflow - Funktionalitäten. Fremdapplikationen werden über Standardtools einfach integriert, außerdem sind zahlreiche Schnittstellen zu anderen Anwendungen vorhanden. Zum Beispiel zu ERP-Systemen, darunter ein zertifiziertes SAP-Interface, und zu Groupware, etwa Exchange oder Lotus Notes/Domino. DocuWare stellt alle Elemente für ein leistungsfähiges Enterprise Content Management bereit. Prozesse lassen sich in jedem Unternehmen mit DocuWare automatisieren und nachhaltig verbessern. DocuWare-Lösungen zeichnen sich durch eine sehr einfache Installation, Administration und Bedienung sowie sehr niedrige Total Cost of Ownership (TCO) aus. DocuWare ist in 13 Sprachen erhältlich.