Mit CONNECT to NOTES archivieren Sie Ihre Notes-Dokumente in DocuWare und organisieren sie einfach und komfortabel. Dadurch stehen Ihnen innerhalb von Notes viele zusätzliche Möglichkeiten zur Dokumentverwaltung zur Verfügung, und in DocuWare können Sie archivierte Notes-Dokumente weiter bearbeiten. | Beschreibung | | Mit CONNECT to NOTES lässt sich die Leistungsfähigkeit eines Lotus/Notes- Systems durch die Anbindung an das Dokumentenmanagement-System DocuWare steigern und optimieren. Das DocuWare-Modul archiviert zuverlässig Notes-Dokumentbestände, wie zum Beispiel E-Mails sowie deren Anhänge. Sie entlasten auf diese Weise Ihre Notes-Umgebung – insbesondere von der Flut der E-Mails – und die Performance des Systems wird erhöht. Zudem vereinfachen sich Wartung, Sicherung und Replikation der Datenbank. CONNECT to NOTES garantiert die revisionssichere Speicherung von Notes-Dokumenten aller Art sowie deren Attachments. Archivierung und Recherche sowie weitere Funktionen sind vollständig in die Notes-Umgebung integriert. |
| Nutzen | - Einhalten von gesetzlichen (Archivierungs-) Vorschriften.
- Steigerung der Performance der Notes-Umgebung durch Entlastung der Datenbank
- Zugriff auf archivierte Dokumente direkt aus Notes
- Integration von Dokumenten (z.B. Mails) in die Geschäftsprozesse
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| Funktionen |
Archivierung und Suche - Manuelle Archivierung
- Automatische Archivierung vollständig im Hintergrund
- Periodische Archivierung je nach Zugriffs -oder Änderungsdatum
- Ereignisgesteuerte Archivierung, beispielsweise bei Größenüberschreitung der Datenbank oder Vorliegen eines neuen Dokuments
- Automatische Vergabe von Indexeinträgen bei der Archivierung
- Konvertierung von Notes-Dokumenten in das RTF - Format oder Ablage im Originalformat
- Archivierung von Anhängen im Originalformat
- Notes-Dokument inklusive oder exklusive Anhang archivieren
- Nur Anhang des Notes-Dokuments archivieren, Original-Dokument in Notes belassen
- Notes-Dokument löschen und/oder Anhänge löschen
- Notes-Dokument und/oder Anhänge nach Archivierung in Notes belassen
- Recherche in Notes
- Recherche in DocuWare
- Volltextrecherche (inklusive Anhänge) in DocuWare
- Wiederherstellung des Notes-Dokuments und/oder der Anhänge
- Wiederherstellung in Notes gelöschter Dokumente mit ursprünglicher UnID
Konfiguration - Nachindexierung der Dokumente über Anpassung
- Integration jeglicher Notes-Datenbanken ohne Design-Eingriff in Quelldatenbanken
- Über Filter definieren, welche Dokumente einer Notes-Datenbank archiviert werden sollen
- Anpassung der Quelldatenbanken nach frei definierbaren Voraussetzungen über CONNECT to NOTES ToolKit
- Dokumente aus DocuWare - Briefkorb an Notes-Dokumente anhängen (über ToolKit)
Administration - Benutzerverwaltung bezüglich Archivierungs- und Suchrechten und Rechten an der CONNECT to NOTES - Anwendung
- Zugriff auf DocuWare-Archiv über den im Profil festgelegten, allgemeinen Benutzer oder über den jeweiligen DocuWare - Benutzer
- Definition von Sprachen für die Benutzeroberfläche möglich
- Anwendungssprache im laufenden Betrieb umstellbar
- Definition eines alternativen DocuWare - Systems für den Offline - Zugriff (beispielsweise Notebook)
- Detaillierte Protokollierung aller Archivierungs- und Recherchevorgänge
- Zentrale Administration
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Quelle: DocuWare AG
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