Vom Wirtschaftsministerium Baden-Württemberg als Dienstleister des Jahres 2006 in der Sparte „Vorbildliche Kundenfreundlichkeit“ ausgezeichnet, bewies die Osiandersche Buchhandlung mit Hauptsitz in Tübingen, dass innovative Unternehmenskonzepte und klare Service-Leitlinien zu langfristiger Kundenbindung und so zu stetigem Wachstum führen.

Die Motivation der eigenen Mitarbeiter ist den Tübingern ebenso von Bedeutung wie der Mut zur Beschreitung neuer Wege. Dies zeigt auch das Projekt der Einführung eines elektronischen Ablagesystems bei Osiander, das Anfang 2007 gestartet wurde und zu einem noch besseren Kundenservice geführt hat. Dabei vertraut die Universitätsbuchhandlung auf die Kölner Alos GmbH, einen Spezialisten für Dokumenten-Management-Systeme.

Auf Basis der DMS-Lösung DocuWare konnte die Buchhandlung sowohl die Ablage von Eingangsrechnungen als auch die Ablage der täglichen Kassenabschlüsse in 13 Filialen beschleunigen und vereinfachen. Das Projekt wurde im Zuge der Zusammenlegung zweier Verwaltungsstandorte in Tübingen durchgeführt. Nach dem Umzug in ein neu eingerichtetes Service-Center am Stadtrand Tübingens sollte es nur noch eine zentrale Auftragsannahme und ein Rechnungswesen geben und die Kundenkontakte durch die Zentralisierung optimiert werden. Die Entscheidung für DocuWare und den Support von Alos fiel innerhalb von sechs Wochen. Die Installation der Software war nach drei Tagen abgeschlossen.

Eine Stunde am Tag eingespart

Das Projekt wurde mit der elektronischen Ablage der Ausgangsrechnungen begonnen. Rund 300 Belege täglich, zu Stoßzeiten auch häufig die doppelte Menge, werden mit DocuWare revisionssicher abgelegt. Ebenso wie die Lieferscheine werden die Rechnungen daher parallel zum Papierausdruck für den Kunden über den integrierten Druckertreiber Tiffmaker archiviert, sodass auf einen Papierausdruck für die Buchhaltung verzichtet werden kann. Angaben wie Kundenname, Rechnungs- und Lieferscheinnummer sowie das Datum sind in der DMS-Lösung als Indexbegriffe gespeichert. Mit diesem Vorgang spart Osiander heute mehr als eine Stunde Arbeitszeit am Tag, die zuvor für die manuelle Ablage aufgewendet werden musste.

Darüber hinaus ließen sich die Lagerkosten reduzieren: Trotz der Zusammenlegung der Verwaltungsstandorte brauchte deutlich weniger Raum angemietet werden, als vor dem Umzug zur Verfügung stand. Auch im Bereich der Sammelrechnungen für rund 8.000 Kunden, die mit der Osianderschen Kundenkarte bargeldlos auf Rechnung oder per Bankeinzug zahlen, konnte die elektronische Archivierung reibungslos realisiert werden. Insgesamt werden zwischen 3.000 und 4.500 Sammelrechnungen direkt im Tiff-Format vollautomatisch abgelegt. Die Kundennummern und Stammdaten dienen dabei als Indizes, sodass sich die Belege zu jedem Zeitpunkt schnell wieder aufrufen lassen.

Wegfall manueller Eingaben

Die Eingangsrechnungen werden in der Buchhandlung ebenfalls elektronisch verarbeitet. Bei der Erfassung der circa 80.000 Rechnungen setzt Osiander auf das DocuWare-Zusatzmodul Active Import: Nach dem Scannen liest die Software relevante Rechnungsdaten wie Lieferant, Rechnungsbetrag und Datum korrekt aus. Ein Barcode, mit dem jede Rechnung schon im Posteingang versehen wird, erleichtert als eindeutige Belegnummer die spätere Zuordnung nach dem Scannen und die Verbindung der Rechnung mit zusätzlichen Indexbegriffen aus der externen Buchhaltungsdatenbank. „Die Produktivitätssteigerung durch die Vermeidung von Erfassungsfehlern und den Wegfall manueller Eingaben hat sich positiv auf unsere Mitarbeiter ausgewirkt“, beschreibt Thomas Reif, Leiter Service Center/Rechnungswesen bei Osiander, die Vorteile der neuen Software.

Nicht zuletzt sind auch die 13 Osiander-Filialen an das DMS angeschlossen. Die Tagesabschlüsse aller 45 Kassen werden – ebenfalls über Active Import – automatisch in DocuWare archiviert. Durch die Einführung der Software entfällt damit ein Arbeitsaufwand von 45 Minuten täglich, der für Kassenabschluss, Ausdruck und die manuelle Ablage zuvor notwendig war. „Die Übersicht über die täglichen Bareinnahmen per Knopfdruck erleichtert unsere Kalkulation“, ergänzt Reif. Im Projekt wurden zahlreiche individuelle Anpassungen durch den Alos-Projektsupport an die organisatorischen und IT-Anforderungen von Osiander realisiert. Mit dem DMS-Einsatz konnte die Voraussetzung für einen effizienten Workflow mit gesteigertem Kundenservice geschaffen werden. Aufgrund der schnellen Projektergebnisse plant Osiander in Kürze weitere Schritte mit dem Kölner Projektpartner, wie die Einbindung von Verträgen, E-Mails und des Schriftverkehrs in das DMS. Auch eine Verknüpfung mit dem Warenwirtschaftssystem und der Versand von elektronischen Rechnungen stehen noch an.

Quelle: IT Mittelstand