Kosten senken und Liquidität steigern durch schnellere Prozesse

Kaufmännische Abteilungen sind das Haupteinsatzgebiet von DocuWare. Um Dokumentations- und Nachweispflichten nachzukommen, ist der Einsatz eines elektronischen Archivs unumgänglich.
 

• Geringere Recherchearbeit
• Platzersparnis
• Revisionssichere Archivierung
• Einhaltung gesetzlicher Anforderungen
• Höhere Skontoerträge
• Besserer Cashflow

Kreditorenbuchhaltung
Vom Rechnungseingang bis zur Zahlung vergeht oft mehr Zeit, als der Hersteller für die Gewährung des Skontos bereitstellt. Rechnungskopien durchlaufen bis zur Freigabe viele Stationen, oft fehlen für die Prüfung notwendige Informationen wie Verträge oder Lieferscheine; lange Liege- und Bearbeitungszeiten sind die Regel. Oftmals ist der aktuelle Genehmigungsstand nicht bekannt. Nachfragen von Lieferanten verursachen aufwändige Recherchen und wiederum Kopien. Doppelablagen von Original und Umlaufkopien verwirren ebenfalls.

Nutzen durch DocuWare
Der DocuWare-Dokumenten-Pool hält alle notwendigen Informationen bereit und gewährleistet einen transparenten Bearbeitungsstand, Skontoerlöse sind gesichert. Der Bearbeitungsprozess wird deutlich kürzer, die Zusammenführung von Kopien und Original sowie Doppelablagen entfallen.

Auch in der Kreditorenbuchhaltung haben die Mitarbeiter durch weniger Suchaufwand mehr Zeit für ihre Kernaufgaben. Das Unternehmen profitiert von den reduzierten Gesamtkosten für die Rechnungsprüfung. Bessere Konditionen beim Lieferanten sowie die Ausnutzung von Vertragsmodalitäten sind klare Vorteile des DocuWare-Einsatzes. Mahngebühren und Doppelt-Zahlungen gehören der Vergangenheit an.

Abweichungsanalyse
Regelmäßig erstellt das Controlling detaillierte Kostenstellen- sowie Kostenträgerauswertungen und legt sie den Verantwortlichen zur Steuerung der Geschäftsabläufe vor. Hieraus ergeben sich Fragen, die die Kostenstellenleiter wiederum nur durch den Zugriff auf Dokumente beantworten können.

Nutzen durch DocuWare
Alle relevanten Dokumente, Plan- und Budget-Änderungen liegen im DocuWare-Dokumenten-Pool auf Knopfdruck bereit, Fragen lassen sich schnell beantworten. Die Kontrollmöglichkeiten der Abweichungen werden verbessert, der Aufwand dafür gleichzeitig reduziert. Eine effektivere Steuerung des Unternehmens ist die Folge. Die richtigen Zahlen stehen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung.

Planung
In eine (Budget-)Planung sind unterschiedliche Personen und Abteilungen eingebunden; dies setzt eine exakte Koordination und Abstimmung voraus.

Nutzen durch DocuWare
DocuWare stellt im Dokumenten-Pool alle Planungsprämissen, Projekt- und Zeitpläne sowie ein Versionsmanagement für die Dokumentation der Planungsstände bereit. Zudem gewährleistet das Dokumentenmanagement-System, dass sich über Workflow-Funktionen einzelne Teilschritte einfach steuern lassen - etwa Freigabe, Zugriff auf sämtliche Pläne vergangener Jahre sowie anderer Abteilungen. Der schnelle Zugriff auf Kostenstellenauswertungen, Rechnungen, Statistiken und Berichte der laufenden Periode ist sichergestellt.

Bei erhöhter Planungsqualität wird durch DocuWare gleichzeitig der Planungsaufwand reduziert. Fehler aufgrund unterschiedlicher Versionen von Planungsdateien, Planungsvorlagen oder -prämissen werden vermieden.