| Die Praxis - BARTEC GmbH | Sicherheitsspezialist BARTEC Componenten und Systeme GmbH hat das Dokumentenmanagement-System DocuWare mit der betriebswirtschaftlichen SAP-Lösung integriert.
Prozesse sind transparenter geworden, und Mitarbeiter müssen nicht mehr lange im Papierarchiv suchen. Sie können sich voll auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
Bis zur elektronischen Archivierung existierte beim Sicherheitsspezialisten in Bad Mergentheim die gesamte Belegverwaltung ausschließlich auf Papier. An einigen Arbeitsplätzen wurden Akten zusätzlich zur zentralen Ablage redundant vorgehalten. Mitarbeiter ohne eigenes Archiv hatten lange Wege zurückzulegen, um die zentrale Dokumentensammlung aufzusuchen.Heute werden ausgehende Belege bei der Erstellung unmittelbar und automatisch archiviert. Eingehende Belege erhalten einen Barcode-Aufkleber. Sie werden geprüft und anschließend im R/3-System verbucht. Erst dann gelangen die Dokumente ins Archiv, über den Barcode werden sie automatisch dem Datensatz zugeordnet. Somit musste die Bearbeitung nicht umorganisiert werden. Die Mitarbeiter können direkt aus ihrer gewohnten Anwendung auf die Belege zugreifen, ohne in das DMS wechseln zu müssen. Die Dokumente sind unmittelbar per Knopfdruck am Bildschirm verfügbar, beispielsweise während eines Telefonats mit Kunden oder Lieferanten.
BARTEC schätzt auch den Sicherheitsaspekt: Feuer und Wasser sind keine Gefahr mehr.
Aufgabe:
Platzsparende und übersichtliche Archivierung von Dokumenten, Verkürzung der Such- und Ablagezeiten, einfacher Zugriff direkt aus der gewohnten Anwendungssoftware
Lösung:
DocuWare, COLD/READ, RECOGNITION, CONNECT to R/3
Vorteile:
Deutliche Reduzierung des Suchaufwands, besserer Informationsfluss, bessere Dienstleistung, Kostenersparnis |
Quelle: DocuWare AG
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